Den Boden aufbereiten.
Wie Onboarding nachhaltig gelingt.
Die Integration neuer Mitarbeiter:innen beginnt viel früher, als man oftmals denkt…
Ich habe in meinem Berufsleben bereits zahlreiche Willkommensvarianten beobachtet oder selbst gestaltet. Und ich habe natürlich als Mitarbeiterin selbst welche erlebt – in ganz unterschiedlichen Varianten: Vom herzlichen, orchestrierten Willkommen bis zum beiläufigen Empfang der Führungskraft „…geh mal rauf, es ist eh wer oben…“ als ersten Kontaktpunkt im neuen Unternehmen.
Die Integration neuer Mitarbeiter:innen beginnt bereits viel früher, als man oftmals denkt. Und das bezieht sich nicht nur auf die technischen Vorbereitungen für die erforderlichen Arbeitsmittel, was mittlerweile eine Selbstverständlichkeit geworden sein sollte. Aber das nur am Rande. Ein gelungener Start ist essenziell für den langfristigen Erfolg.
Von Beginn an sollen alle Beteiligten das Gefühl haben, es ist der aktuell richtige Platz. Doch wie setzt man dies praktisch um? In diesem Artikel teile ich einige erprobte Möglichkeiten, um ein gelungenes Onboarding von Grund auf zu gestalten und eine nachhaltige Stellenbesetzung zu fördern.
Vorbereitungen treffen: Altlasten auf allen Ebenen aufräumen – den Boden aufbereiten
Ein häufiges Phänomen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter:innen ist die Weitergabe bestehender Probleme im Aufgabenbereich. Bei manchen Entscheidungen macht es natürlich Sinn, auf eine neue Person zu warten – das sind meist nicht die schwierigsten Themen. Schwelende Probleme oder auch „weiße Elefanten“ werden oftmals vor sich hingeschoben und dem oder der Neuen überlassen.
Es hat sich sehr bewährt, im Zuge der Anforderungsklärung für die zu besetzende Stelle die Abteilung so gut wie möglich „durchzuputzen“ – auf allen Ebenen. Sei es physisch oder kulturell – die Gelegenheit zu nutzen, (digitale) Büroschränke, Ordner zu leeren, auszumisten und Platz zu machen oder auch Arbeitsprozesse und Projekte mit anzupassen.
- Was kann künftig anders oder neu gemacht werden?
- Was braucht es vielleicht auch nicht mehr?
- Gibt es kulturelle oder atmosphärische Dinge zu klären, im Team oder an den Schnittstellen ins Unternehmen?
Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass der Boden aufbereitet und eine gute Ausgangsbasis geschaffen ist, wenn die neue Kollegin oder der neue Kollege dazukommt und alle gemeinsam gut durchstarten können.
Ko-Kreation bei der Definition der Positionsanforderungen wird zum „Entwicklungsmarkt“ für das bestehende Team
Geht es dann in Richtung Definition der Anforderungen an die neu zu besetzende Stelle kann es sehr wertvoll sein, wenn diese im Team gemeinsam erarbeitet wird. Auf Basis und ergänzend zur Bereichsstrategie werden durch das Team so viele Blickwinkel wie möglich eingebracht, um zu einer tragfähigen Stellendefinition zu kommen. Dabei können auch Entwicklungsperspektiven für bestehende Teammitglieder mit zum Thema gemacht werden, indem offen und transparent vorliegt, welche Aufgaben warten und wer sich wohin entwickeln möchte – oder auch nicht.
Damit sind die Entwicklungsmöglichkeiten für die bestehenden Teammitglieder gleich mit am Tisch und die Gelegenheit, sie zu ergreifen. Diese Ko-Kreation fördert nicht nur das Verantwortungsbewusstsein, sondern erhöht auch die Tragfähigkeit der Entscheidungen.
Ein weiterer positiver Effekt daraus ist, dass die Stellensuche damit so ehrlich und nachhaltig wie möglich gestaltet werden kann. Ein häufiger Stolperstein sind Stelleninserate die etwas beschreiben, was nicht der Realität entspricht. Die Enttäuschung kommt dann, wenn sich bald herausstellt, dass nicht „drin ist, was drauf stand“. Der Misserfolg ist vorprogrammiert und meist treffen neue Kolleg:innen relativ rasch die Entscheidung, mit „der gezogenen Handbremse“ zu arbeiten oder auch bald wieder auszusteigen. Diese daraus entstehenden Kosten und Unmut auf mehreren Seiten können vermieden werden.
Beteiligung auch im Rekrutierungsprozess – informelles Kennenlernen mit dem Team
Das erste Zusammentreffen mit potenziellen neuen Kolleg:innen findet bereits im Rekrutingprozess statt, damit beide Seiten ein Gefühl füreinander entwickeln können. Diese authentische Herangehensweise lässt den Beteiligten auch die Führungs- und Zusammenarbeitskultur ein stückweit erahnen und unterstützt das Ziel, tragfähige Entscheidungen für alle Beteiligten zu treffen.
Stärkenorientierte Struktur für den ersten Arbeitstag im Team – in Kontakt kommen und Vertrauen schaffen
Um sicherzustellen, dass der erste Tag in eine stärkende Richtung geht, helfen ressourcenorientierte Dialog- und Kennenlernformate in entspannter Atmosphäre. Fragen wie „Worauf kannst du/Sie vertrauen, dass dich hier Wertvolles erwarten wird?“ fördern den Dialog und ermöglichen es allen Beteiligten, ihre stärkenorientierten Perspektiven zu teilen. Dies führt normalerweise zu einer sehr positiven Dynamik für den ersten näheren Kontakt im Team, der noch lange für alle Beteiligten nachwirkt – eine echte Win-Win-Situation.
Dieses Format kann auch für die Antrittsrede einer neuen Führungskraft genutzt werden, in der die neue Kollegin oder der neue Kollege die ersten Schritte und Pläne für die Zusammenarbeit skizziert. Dies unterstützt von Beginn an Klarheit und Vertrauen – zwei Grundlagen erfolgreicher Zusammenarbeit.
Willkommenskultur auf dem nächsten Level – den Boden aufbereitet
Die Willkommenskultur eines Unternehmens hat weitreichende Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit und deren Bindung sowie auf die Arbeitgebermarke und Kosteneffizienz. Eine strukturierte, offene und stärkenorientierte Herangehensweise fördert nicht nur das Zugehörigkeitsgefühl, sondern ist auch der Schlüssel zu einer erfolgreichen Integration neuer Mitarbeiter:innen.
Lassen Sie uns gemeinsam daran arbeiten, stärkende Strukturen in Ihrem Unternehmen zu implementieren, um eine positive und produktive Arbeitsatmosphäre zu schaffen.